Dépôt et enregistrement du dossier

Le dossier de demande de subvention de fonctionnement doit être impérativement transmis complet avec toutes les annexes demandées dans les délais impartis (envoyé par courrier ou remis en main propre) :

  • Pour les associations sportives, à l’adresse suivante :
    Direction des Sports et Loisirs
    Rue Ferdinand-de-Lesseps
    Tél. 04 90 49 36 85
  • Pour toutes les autres associations,  à l’adresse suivante :
    Vie associative
    Hôtel de Ville – BP 196
    13637 Arles
    Tél. 04 90 49 35 34

Un contrôle administratif des pièces est effectué en vu de délivrer un accusé de réception qui :

  • soit indique que le dossier est complet et un numéro d’enregistrement est attribué ;
  • soit indique que le dossier est incomplet et donne la liste des pièces manquantes à fournir. Tant que le dossier n’est pas réputé complet, il ne peut se voir attribuer de numéro d’enregistrement et n’est donc pas instruit.

Instruction de la demande

Les dossiers qui ont reçu un numéro d’enregistrement (et uniquement ceux-là) sont classés par thématique. Les services opérationnels concernés (Direction des Sports et Loisirs, Service de la Culture, Vie associative…) procèdent alors à l’instruction du dossier, et examinent l’opportunité des actions programmées par l’association dans le cadre de son activité par rapports aux orientations et priorités définies par la ville. La cohérence des documents comptables est vérifiée et si nécessaire, le service Audit Financier est saisi pour avis.

Avis de l’exécutif

Le Maire, ou les élus concernés, décident de donner une suite favorable ou non à la demande. Si l’avis est positif, la proposition de subvention est présentée au vote du Conseil Municipal.

Versement de la subvention

Le versement de la subvention intervient dans les semaines qui suivent le vote du Conseil municipal, ou selon l’échéancier défini dans la convention d’objectifs. Le service Vie associative procède au mandatement de la subvention sur le compte bancaire désigné par l’association au moment du dépôt de la demande. Le n° SIREN est obligatoire pour les versements de fonds publics.

Différents seuils

Depuis l’exercice 2011, les subventions sont attribuées par la Ville sous réserve du respect de l’engagement par l’association de faire réviser ou certifier ses comptes en fonction de seuils de perception d’aides publiques.

Pour les associations dont les aides publiques dépassent 15 000 €, les comptes devront être révisés par un expert comptable. Il s’agit d’une obligation contractuelle.

Pour déterminer le seuil de 15 000 € il convient de prendre le total des aides publiques versées au titre de l’année 2016, à l’exclusion des montants correspondant à la valorisation des avantages en nature (mise à disposition de local, prise en charge des fluides…) éventuellement supportés par les collectivités publiques.

Il ne s’agit pas de faire tenir sa comptabilité au jour le jour par un expert comptable mais de faire établir ses états financiers (bilan et compte de résultat) par un expert comptable inscrit.

Pour les associations dont les aides publiques dépassent 153 000  €, les comptes devront être certifiés par un commissaire aux comptes. Il s’agit d’une obligation légale.

Pour déterminer ce seuil il convient de prendre en compte le total des aides publiques versées au titre de l’exercice 2016 et, à la différence du point précédent, doit également être prise en compte, pour déterminer ce seuil, les subventions de toutes les collectivités publiques ainsi que la valorisation des avantages en nature éventuellement supportés par les collectivités publiques.

À cela s’ajoute pour les associations dont le montant de la subvention est égal ou supérieur à 23 000 € l’obligation de signer une convention d’objectifs entre la ville et l’association.